Conditions générales de vente

1. Prestataire et clients

Stephane Dechevis, indépendant en personne physique exerçant sous le nom commercial Rendia, Rue Charles Magnette 1D 61, 4000 Liège, Belgique. BCE : 0597.563.847. TVA : BE0597.563.847. Contact : contact@rendia.be ; 0489 12 80 43.

Les services sont réservés aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité. Le client communique son identité, son numéro d’entreprise et ses coordonnées de facturation.

2. Formation et documents du contrat

Une demande via le site ne vaut pas commande. Le contrat se forme par l’acceptation écrite d’une proposition identifiant la version des présentes CGV et accompagnée, lorsque des données sont traitées pour le client, de l’accord RGPD et de ses annexes complétées. Les conditions particulières acceptées prévalent sur les CGV ; l’accord RGPD prévaut pour la protection des données.

3. Services et mise en service

La proposition définit les canaux activés, l’agenda compatible, les scénarios, les règles de réservation, les modalités de transfert humain, les tests de validation et les éventuels abonnements tiers à la charge du client. L’activation intervient après les tests et la validation écrite des scénarios par le client. Les délais sont précisés dans la proposition selon les accès disponibles et les validations nécessaires.

L’offre Réservation comprend un numéro professionnel, 300 minutes de voix IA, 1 000 messages WhatsApp et 100 SMS par période mensuelle, ainsi que le fonctionnement de l’agent, son hébergement, le support et les corrections dans le périmètre validé. Les appels WhatsApp sont activés uniquement lorsque le compte est éligible. Les minutes sont la durée cumulée des appels pris en charge par l’agent sur les canaux vocaux activés.

La proposition précise le décompte des messages et SMS et le traitement des volumes inutilisés. Dès qu’un quota mensuel est atteint, l’agent est suspendu jusqu’au début de la période mensuelle suivante. Une reprise anticipée avec des volumes supplémentaires nécessite l’acceptation préalable d’un devis. Aucun dépassement payant ni élargissement du périmètre n’est appliqué sans cet accord.

4. Prix, facturation et paiement

Réservation : 199 € HTVA par mois. Mise en service : 390 € HTVA. La mise en service est offerte aux 10 premiers clients Rendia ; la gratuité est confirmée dans leur proposition. Pour les autres clients, elle est facturée 390 € HTVA. Les prestations sur mesure sont chiffrées sur devis. La TVA applicable est indiquée sur la proposition et la facture.

L’abonnement est facturé d’avance chaque mois à partir de l’activation de l’agent. Les périodes mensuelles commencent à cette date puis à chaque date anniversaire mensuelle ; lorsqu’un mois ne comporte pas ce jour, l’échéance tombe son dernier jour. La mise en service, lorsqu’elle est payante, est facturée à l’activation de l’agent. Les factures sont payables dans les 5 jours suivant leur émission. Le moyen de paiement est précisé dans la proposition. Aucun tarif accepté n’est modifié par la seule mise à jour du site ; une évolution du prix fait l’objet d’un accord écrit.

5. Durée et résiliation

Réservation est mensuel, sans durée minimale d’engagement, et renouvelé pour une période mensuelle à la fois. Le client peut demander la résiliation à tout moment à contact@rendia.be. Elle prend effet à la fin de la période mensuelle en cours ; aucun renouvellement suivant n’est effectué. Rendia confirme par écrit la date de fin. La durée et la sortie d’une offre sur mesure sont fixées dans sa proposition.

Les droits liés à un manquement contractuel restent applicables. La restitution et la suppression des données suivent l’accord RGPD. La proposition précise le devenir du numéro professionnel, des comptes tiers et des accès à la fin du service.

6. Collaboration et corrections

Le client fournit les accès nécessaires, des informations métier exactes et une personne habilitée à valider les scénarios et reprendre les demandes transférées. Il signale les changements de tarifs, horaires et règles de réservation.

Rendia configure les scénarios convenus et corrige les écarts de configuration signalés avec les éléments utiles à leur reproduction. Le support est joignable à contact@rendia.be. Les horaires, délais de réponse et éventuels engagements de disponibilité sont précisés dans la proposition avant son acceptation. Les nouvelles fonctions et intégrations font l’objet d’un devis.

7. IA, responsabilité et confidentialité

Les résultats de l’IA peuvent comporter des erreurs et nécessitent une supervision adaptée. Les simulations commerciales ne garantissent ni chiffre d’affaires ni rendez-vous honorés. Les dépendances aux opérateurs, agendas et plateformes sont décrites dans la proposition ; elles ne dispensent pas Rendia d’exécuter ses propres obligations et de traiter les incidents relevant de son périmètre.

Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables selon le droit applicable. Les parties protègent les informations confidentielles reçues pour le service et ne les utilisent qu’aux fins convenues, sauf obligation légale de divulgation.

8. Données personnelles et litiges

Le traitement des conversations et rendez-vous pour le client est décrit dans l’accord RGPD annexé. Les données de santé sont exclues du service standard : le client ne doit pas fournir de dossiers médicaux ni configurer des scénarios destinés à collecter ou exploiter de telles données.

Le backend principal de Rendia est actuellement hébergé sur Render à Francfort (Allemagne). La base de données principale du service est hébergée par Supabase dans la région eu-west-1 (Irlande). Le site public utilise Vercel, avec une région de déploiement observée iad1 (États-Unis) et une diffusion par CDN distribué. Ces localisations ne garantissent pas une résidence exclusive de tous les traitements.

Selon les services utilisés, certains traitements reposent sur des prestataires techniques, notamment Supabase, Render, Vercel, OpenAI, Twilio et Meta / WhatsApp ; le formulaire du site utilise Vercel, Google Gmail et Hostinger. Ces prestataires peuvent traiter certaines données selon leurs propres infrastructures et politiques, y compris hors de l’Espace économique européen. Aucune région physique précise n’est promise pour OpenAI, ni de résidence spécifique pour Twilio ou Meta / WhatsApp sans vérification contractuelle et de configuration. Les flux, garanties et mécanismes de transfert applicables restent à préciser dans l’accord RGPD du client.

Rendia a défini une politique de conservation visant à limiter le contenu des conversations à 30 jours après leur dernière activité fiable. Le moteur de rétention fonctionne actuellement en mode dry_run : il contrôle les échéances et identifie les données candidates sans les supprimer. La purge automatique réelle n’est pas encore activée. Les durées du service décrites ici constituent la politique cible et ne prouvent pas que les suppressions ont déjà été exécutées.

La politique cible pour les prospects traités par les agents est de 12 mois après le dernier contact entrant pertinent. Un nouveau contact entrant pertinent repousse cette échéance. Cette catégorie est distincte des demandes envoyées par le formulaire du site.

Une demande de reprise humaine ouverte est conservée pendant son traitement ; une demande résolue relève d’une politique cible de conservation allant jusqu’à 6 mois après sa résolution. La procédure cible de fin de service prévoit d’inclure les reprises humaines ouvertes et leurs contextes utiles dans l’export de restitution, puis de les soumettre à la suppression des données actives du client lorsque les mécanismes correspondants seront activés : elles ne justifient pas une conservation indéfinie.

La politique cible prévoit une conservation maximale de 24 mois pour les statistiques réellement agrégées ne permettant pas d’identifier une personne ou une conversation. Cette durée concerne uniquement des statistiques réellement agrégées, sans identifiants individuels. Les données contenant un identifiant de conversation, un identifiant de prospect identifiable, un numéro, un e-mail, un nom ou le texte d’un message ne sont pas présentées comme anonymes et suivent la politique de conservation de leur catégorie source.

Le canal vocal n’est pas encore actif. Aucun enregistrement audio permanent d’appel n’est actuellement utilisé par le backend Rendia. Rendia ne conserve pas d’enregistrement audio permanent des appels par défaut.

Le client indique avant la fin du service s’il souhaite une restitution ou une suppression. La politique cible vise la restitution des données utiles encore disponibles dans les 10 jours suivant la fin effective du service, dans un format structuré et portable, incluant les reprises humaines ouvertes et leurs contextes utiles. Elle vise la suppression des données actives contrôlées par Rendia au plus tard dans les 30 jours suivant la fin du service, sous réserve de l’activation des mécanismes techniques associés et du respect des éventuelles obligations applicables. La procédure automatique de fin de service n’est pas encore activée ; ces délais sont des objectifs de la politique cible, et non une affirmation de suppressions automatiques déjà effectives.

Lorsqu’une donnée est supprimée des systèmes actifs contrôlés par Rendia, certaines copies techniques ou sauvegardes des prestataires peuvent subsister temporairement jusqu’à l’expiration de leurs cycles de sauvegarde respectifs et selon les obligations qui leur sont applicables. Une suppression dans la base active Rendia ne supprime pas instantanément toutes les copies chez Supabase, Render, Vercel, OpenAI, Twilio, Meta / WhatsApp, Google Gmail ou Hostinger. Leurs durées peuvent différer ; aucun délai uniforme ou non vérifié n’est annoncé. Rendia limite et contrôle ses propres copies lorsque cela est techniquement possible. Les cycles applicables et les modalités de réapplication des suppressions en cas de restauration restent à documenter dans l’accord RGPD.

La politique de confidentialité du site concerne les demandes adressées directement à Rendia et ne remplace pas cet accord.

Les parties recherchent une solution amiable via leurs contacts contractuels. Le contrat relève du droit belge, sous réserve des règles impératives applicables. À défaut d’accord, les juridictions compétentes sont déterminées par les règles applicables.

Documents et contact

Consultez également les mentions légales, les conditions d’utilisation du site et la politique de confidentialité. Pour toute question ou demande de résiliation : contact@rendia.be.