Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Stephane Dechevis, indépendant en personne physique, exerçant sous le nom commercial Rendia, Rue Charles Magnette 1D 61, 4000 Liège, Belgique.
Numéro d’entreprise (BCE) : 0597.563.847
Numéro de TVA : BE0597.563.847
Contact : contact@rendia.be · 0489 12 80 43.

Données collectées

Lorsque vous envoyez le formulaire, Rendia reçoit l’offre choisie, votre prénom, votre activité, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et la description de votre besoin. Des métadonnées techniques, dont l’adresse IP, servent également à limiter les abus et à sécuriser le site.

Finalités et base juridique

Ces données sont utilisées uniquement pour analyser votre demande, vous recontacter et préparer éventuellement un devis. Le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. La prévention des abus du formulaire repose sur l’intérêt légitime de Rendia à sécuriser son site.

Destinataires et prestataires

Le formulaire du site constitue un flux distinct de celui des agents clients. Les données sont accessibles à Rendia et transitent du navigateur vers une fonction hébergée sur Vercel, puis sont envoyées par Google Gmail SMTP à contact@rendia.be, dont la réception est hébergée chez Hostinger. Ce flux ne crée ni prospect ni conversation et n’effectue aucune écriture dans Supabase. Des copies peuvent exister dans les messageries d’envoi et de réception et leurs sauvegardes ; elles suivent les cycles et obligations propres à ces fournisseurs. Aucune région exclusive de traitement de la messagerie n’est promise.

Les prestataires du formulaire peuvent traiter certaines données hors de l’Espace économique européen. Leurs garanties contractuelles et mécanismes de transfert applicables doivent être vérifiés selon les services utilisés.

Durée de conservation

La règle de gestion retenue pour les demandes commerciales utiles est une conservation maximale de 12 mois après le dernier échange humain pertinent. Les spams et demandes sans objet doivent être supprimés des copies actives contrôlées par Rendia dans un délai maximal de 30 jours. Ces règles ne constituent pas une affirmation de suppression automatique des e-mails déjà active ; la procédure de suppression dans les messageries reste à mettre en œuvre et à vérifier. Les copies des fournisseurs de messagerie peuvent subsister selon leurs propres cycles de suppression et de sauvegarde. Une demande devenue contractuelle relève des documents de ce contrat ; toute conservation liée à une obligation applicable ou à la défense d’un droit doit être justifiée et limitée au périmètre et à la durée nécessaires.

Le limiteur du formulaire utilise temporairement l’adresse IP pour calculer une clé HMAC avec un secret éphémère propre à chaque instance ; aucune adresse IP complète n’est conservée dans sa mémoire de limitation. Il autorise au maximum cinq demandes par fenêtre de 15 minutes. Les clés expirées sont supprimées par un nettoyage périodique et lors des demandes, y compris à la reprise d’une instance suspendue ; la mémoire est bornée. Aucune donnée métier n’est inscrite dans les journaux de ce mécanisme. Rendia vise une conservation maximale de 24 heures pour l’ensemble des métadonnées anti-abus sous son contrôle. Les journaux et copies techniques de l’hébergement suivent les cycles propres aux prestataires, dont les durées restent à vérifier ; leur effacement ne découle pas du seul fonctionnement de ce limiteur.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou l’effacement de vos données, ainsi que la limitation du traitement, vous y opposer dans les cas prévus par la loi ou demander la portabilité des données concernées. Adressez votre demande à contact@rendia.be. Une vérification raisonnable de votre identité peut être demandée.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Cookies

Rendia n’utilise actuellement aucun cookie publicitaire, marketing ou de mesure d’audience. Seuls des mécanismes techniques strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de l’hébergement peuvent être utilisés. En l’absence de traceur non essentiel, aucune bannière de consentement n’est affichée. Cette politique sera adaptée avant l’ajout éventuel d’un outil d’analyse ou de publicité.

Caractère obligatoire des champs

Les champs marqués comme obligatoires sont nécessaires pour répondre correctement à votre demande. Sans ces informations, Rendia ne pourra pas la traiter.

Données traitées pour les clients professionnels

Cette politique concerne les demandes adressées à Rendia via le site. Le traitement des conversations, transcriptions et statistiques pour le compte d’un établissement professionnel est encadré par un accord de sous-traitance RGPD joint à sa proposition. Le client professionnel détermine les finalités et informe ses propres clients.

Le backend principal de Rendia est actuellement hébergé sur Render à Francfort (Allemagne). La base de données principale du service est hébergée par Supabase dans la région eu-west-1 (Irlande). Le site public utilise Vercel, avec une région de déploiement observée iad1 (États-Unis) et une diffusion par CDN distribué. Ces localisations ne garantissent pas une résidence exclusive de tous les traitements.

Selon les services utilisés, certains traitements reposent sur des prestataires techniques, notamment Supabase, Render, Vercel, OpenAI, Twilio et Meta / WhatsApp ; le formulaire du site utilise Vercel, Google Gmail et Hostinger. Ces prestataires peuvent traiter certaines données selon leurs propres infrastructures et politiques, y compris hors de l’Espace économique européen. Aucune région physique précise n’est promise pour OpenAI, ni de résidence spécifique pour Twilio ou Meta / WhatsApp sans vérification contractuelle et de configuration. Les flux, garanties et mécanismes de transfert applicables restent à préciser dans l’accord RGPD du client.

Rendia a défini une politique de conservation visant à limiter le contenu des conversations à 30 jours après leur dernière activité fiable. Le moteur de rétention fonctionne actuellement en mode dry_run : il contrôle les échéances et identifie les données candidates sans les supprimer. La purge automatique réelle n’est pas encore activée. Les durées du service décrites ici constituent la politique cible et ne prouvent pas que les suppressions ont déjà été exécutées.

La politique cible pour les prospects traités par les agents est de 12 mois après le dernier contact entrant pertinent. Un nouveau contact entrant pertinent repousse cette échéance. Cette catégorie est distincte des demandes envoyées par le formulaire du site.

Une demande de reprise humaine ouverte est conservée pendant son traitement ; une demande résolue relève d’une politique cible de conservation allant jusqu’à 6 mois après sa résolution. La procédure cible de fin de service prévoit d’inclure les reprises humaines ouvertes et leurs contextes utiles dans l’export de restitution, puis de les soumettre à la suppression des données actives du client lorsque les mécanismes correspondants seront activés : elles ne justifient pas une conservation indéfinie.

La politique cible prévoit une conservation maximale de 24 mois pour les statistiques réellement agrégées ne permettant pas d’identifier une personne ou une conversation. Cette durée concerne uniquement des statistiques réellement agrégées, sans identifiants individuels. Les données contenant un identifiant de conversation, un identifiant de prospect identifiable, un numéro, un e-mail, un nom ou le texte d’un message ne sont pas présentées comme anonymes et suivent la politique de conservation de leur catégorie source.

Le canal vocal n’est pas encore actif. Aucun enregistrement audio permanent d’appel n’est actuellement utilisé par le backend Rendia. Rendia ne conserve pas d’enregistrement audio permanent des appels par défaut.

Les données de santé sont exclues du service standard. Consultez les conditions générales de vente.

Fin de service et restitution

Le client indique avant la fin du service s’il souhaite une restitution ou une suppression. La politique cible vise la restitution des données utiles encore disponibles dans les 10 jours suivant la fin effective du service, dans un format structuré et portable, incluant les reprises humaines ouvertes et leurs contextes utiles. Elle vise la suppression des données actives contrôlées par Rendia au plus tard dans les 30 jours suivant la fin du service, sous réserve de l’activation des mécanismes techniques associés et du respect des éventuelles obligations applicables. La procédure automatique de fin de service n’est pas encore activée ; ces délais sont des objectifs de la politique cible, et non une affirmation de suppressions automatiques déjà effectives.

Données actives et sauvegardes

Lorsqu’une donnée est supprimée des systèmes actifs contrôlés par Rendia, certaines copies techniques ou sauvegardes des prestataires peuvent subsister temporairement jusqu’à l’expiration de leurs cycles de sauvegarde respectifs et selon les obligations qui leur sont applicables. Une suppression dans la base active Rendia ne supprime pas instantanément toutes les copies chez Supabase, Render, Vercel, OpenAI, Twilio, Meta / WhatsApp, Google Gmail ou Hostinger. Leurs durées peuvent différer ; aucun délai uniforme ou non vérifié n’est annoncé. Rendia limite et contrôle ses propres copies lorsque cela est techniquement possible. Les cycles applicables et les modalités de réapplication des suppressions en cas de restauration restent à documenter dans l’accord RGPD.